Time Management
Time Management – Veien til en mer strukturert og effektiv arbeidsdag og hverdag?
Mange har drømt eller drømmer om å bli sin egen sjef så man kan styre sin egen hverdag. Hva om man ikke er så sykt bra på å styre hverdagen? Blir livet bedre av en strukturert dag?
Etter å ha hatt Erik Bertrand hengende rundt meg mens han har stilt spørsmål til alt jeg gjør, har vi sammen funnet ut at jeg sliter litt med “Time Management”. Mer om Bertrands Metode senere. Det har noe for seg at noen er kritisk til alt du gjør. Litt slitsomt, men bra!
Jeg tror det er viktig å ha et definert et mål når man skal bli mer effektiv og organisert. Hovedmålet mitt med Supportia og privat er:
- Supportia: Øke omsetningen slik at vi kan begynne å tjene penger (Vi har pr. dags dato tapt penger hver eneste måned siden 2011.)
- Privat: Få gjort litt flere private ting, ikke bare jobb! Skille mellom jobb og fritid.
Man kan selvsagt ha delmål også, men greit å holde det enkelt. Så hvordan skal man nå målene? Her er liste over det jeg ønsket å bli bedre på:
- Mer strukturert.
- Flinkere til å prioritere oppgaver.
- Planlegge dagen/uken.
- Fokusere på en oppgave og ikke gjøre alt på en gang (bli mer effektiv).
- Generelt blir litt bedre på alt jeg gjør!
Alt dette samlet under begrepet Time Management. Her er en liten gjennom gang av de ulike verktøyene jeg har begynt å bruke og hvordan jeg bruker dem:
Kalender
Goolge Calendar er gratis og veldig greit å bruke. Kalenderen brukes bare til å fortelle hvor jeg skal være (adressen linkes rett till Google Maps) og hvem jeg skal møte. Prøver å la denne være så enkel som mulig uten notater og todo list.
Google Calendar støtter møteinvitasjoner fra Outlook.
To Do list
Todoist er et verktøy med en app til mobilen, plugin til google Chrome og selvsagt en nettbasert versjon som alle synkroniseres som du vil.
Det er ekstremt lett å legge til nye oppgaver som kan deles inn i prosjekter (privat, jobb, familie, venner), og kan prioriteres med ulike nivåer. Alle oppgavene legge med en dato for når den skal ferdigstilles.
Jeg legger inn alle oppgaver som jeg skal gjøre her fortløpende, og på slutten av dagen ser jeg om jeg har gjort det jeg skulle eller om jeg har prioritert feil.
Denne appen har bidratt til den største endringen så langt med tanke på prioriteringer og effektivitet.
CRM
I Supportia har vi et CRM system som er utviklet for å følge opp mange kunder.
Personlig bruker jeg en plugin til Gmail som heter Streak. Jeg benytter den ikke så mye, men bare til de personene jeg jobber mot. De fleste går i todolisten!
Streak gjør det mulig å følge opp leads på en enkel måte. Er gratis, men har også en betalt løsning med flere muligheter.
Jeg bruker Gmail fra Google og viktig å merke seg at jeg bruker den nettbaserte utgaven. Jeg har sluttet med å bruke mailprogram ettersom webutgaven har endel funksjoner som ikke støttes i Outlook eller Thunderbird osv.
- Jeg arkiverer mailer som ikke skal svares på.
- Besvarte mail blir automatisk arkivert
- Mail som skal følges opp senere “snoozer” jeg slik at de dukker opp på en bestemt dato senere (Krever Streak)
- Viktige eposter markeres med stjerne og arkiveres.
På denne måten er det enkelt å ha en ryddig og til tider tom mailboks. Det er godt for sjela!
Jeg øver på å ikke følge med på mail hele tiden. Dersom det haster, ringer folk meg på mobilen.
Notater og prosjekter
En av av mine største tidstyver er definitivt nå jeg kommer på nye ideer til firmaet. Store og små. Jeg blir litt for lett engasjert som egentlig betyr distrahert fra det jeg holder på med. Jeg hadde et dokument som var på på 25-30 sider med kulepunkter. Dette var en blanding av todolist, potensielle kunder, ideer, prosjekter, litt private ting osv.
Arket førte til, uten at jeg tenkte over det, til mye stress og forstyrrelser.
Jeg har nå tatt i bruk verktøyene beskrevet over og alle prosjekter og ideer som ikke faller inn under de andre vertøyene er nå lagret i Evernote. Her ligger alle rare ideer jeg ikke får sove av eller som jeg gjør når jeg egentlig skal gjøre alt annet. Jeg har en privat notebook og en til jobb. Alt av linker, prosjekter, tanker og ideer er sortert slik at jeg kan jobbe bekymringsløst videre.
Det er liten tvil om at alt dette har hjulpet meg. Jeg har blitt mer effektiv samtidig som jeg har beholdt personligheten min (er skeptisk til for mye planlegging, da er det ikke noe plass igjen til kreativitet). Det er de små tingene som har hjulpet.